Rechnungen verarbeiten
ohne manuellen Aufwand
Wie das Programm Ihre Prozesse verändert
Rechnungen landen im Postfach, warten auf Prüfung, müssen erfasst werden. Dieser Ablauf kostet Zeit und bindet Ressourcen, die woanders fehlen. Das Programm automatisiert genau diese Schritte und ordnet Belege sofort den richtigen Kostenstellen zu.
Sie lernen, wie Sie eingehende Dokumente über Schnittstellen einbinden, Datenfelder zuverlässig extrahieren und Freigabeprozesse digital abbilden. Jeder Schritt wird anhand realer Szenarien erklärt – vom Scannen bis zur Buchung.
Das System passt sich verschiedenen Rechnungsformaten an und erkennt wiederkehrende Lieferanten automatisch. Fehlerhafte Einträge werden markiert, bevor sie ins System gelangen. Nach acht Wochen können Sie den gesamten Workflow eigenständig betreiben.
Einrichtung und Dokumentenerfassung
Sie verbinden bestehende E-Mail-Konten und Cloud-Ordner mit dem Verarbeitungssystem. Alle eingehenden PDF-Dateien werden automatisch erkannt und in die Warteschlange übernommen.
Datenextraktion und Validierung
Das System liest Rechnungsnummern, Beträge und Fälligkeiten aus und prüft sie gegen hinterlegte Regeln. Sie legen fest, welche Felder obligatorisch sind und wie Abweichungen behandelt werden.
Freigabe-Workflow und Buchungsexport
Zuständige Mitarbeitende erhalten Benachrichtigungen und können Rechnungen direkt freigeben. Genehmigte Belege werden ins Buchhaltungssystem exportiert – ohne manuelle Dateneingabe.
Lena Stöckl
Programmleiterin
8
Wochen Dauer
17
Praxisaufgaben
Was Sie benötigen
- Zugriff auf ein E-Mail-Konto mit eingehenden Rechnungen
- Grundkenntnisse in Tabellenkalkulationen
- Bereitschaft, wöchentlich etwa vier Stunden zu investieren
- Optional: Zugang zu einer Buchhaltungssoftware für den Export
Vorher habe ich jeden Beleg einzeln abgetippt. Jetzt läuft das System im Hintergrund und ich kümmere mich nur noch um Ausnahmen. Die Zeitersparnis ist spürbar und ich mache weniger Tippfehler.
Sabrina Köhler
Die Einrichtung war einfacher als gedacht. Nach der dritten Woche hatte ich den Workflow vollständig im Griff. Besonders hilfreich war die Anleitung zur Fehlerbehandlung – das spart Diskussionen mit Lieferanten.
Tanja Reimann